VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi)

Kişisel verilerin korunması alanında faaliyet gösteren işletmeler açısından en önemli yükümlülüklerden biri, belirli şartları taşıyan veri sorumlularının Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kayıt yükümlülüğüdür.

VERBİS, kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, veri işleme faaliyetleri hakkında belirli bilgileri bildirdiği ve kamuya açık olarak tutulan bir sicil sistemidir. Bu sistem ile amaçlanan, kişisel veri işleme süreçlerinde şeffaflığın sağlanması ve veri sorumlularının hesap verebilirliğinin artırılmasıdır.

Ancak VERBİS kaydı, tek başına KVKK yükümlülüklerinin yerine getirildiği anlamına gelmez. Sicile kayıt işlemi, kişisel veri uyum sürecinin yalnızca bir bölümünü oluşturur.

VERBİS Nedir?

VERBİS, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında oluşturulan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’dir.

Bu sistem üzerinden veri sorumluları; hangi kategorilerde kişisel veri işlediklerini, bu verileri hangi amaçlarla kullandıklarını, kimlere aktarabileceklerini ve veri saklama sürelerini bildirir.

VERBİS sistemi, kişisel veri işleme faaliyetlerinin kayıt altına alınmasını ve kişilerin veri sorumluları hakkında belirli bilgilere ulaşabilmesini sağlayan bir mekanizmadır.

Veri Sorumlusu Kimdir?

VERBİS yükümlülüğünün anlaşılabilmesi için öncelikle veri sorumlusu kavramının bilinmesi gerekir.

Veri sorumlusu; kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir.

Şirketler, dernekler, vakıflar, kurumlar veya kişisel veri işleyen diğer organizasyonlar faaliyetlerinin niteliğine göre veri sorumlusu sıfatına sahip olabilir.

Kimler VERBİS’e Kayıt Olmak Zorundadır?

KVKK kapsamında belirlenen şartları taşıyan veri sorumlularının VERBİS’e kayıt olması gerekir.

Kayıt yükümlülüğü değerlendirilirken veri sorumlusunun niteliği, çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü ve işlenen veri türleri gibi kriterler dikkate alınır.

Her işletmenin otomatik olarak VERBİS’e kayıt olması gerektiği söylenemez. Ancak yükümlülük kapsamında olup olmadığının hukuki olarak değerlendirilmesi gerekir.

VERBİS Kayıt Zorunluluğunda Dikkate Alınan Kriterler

VERBİS yükümlülüğünün belirlenmesinde bazı temel kriterler bulunmaktadır. Bunlar arasında işletmenin ekonomik büyüklüğü, çalışan sayısı ve faaliyet konusu önemli rol oynar.

Ayrıca özel nitelikli kişisel veri işleyen bazı veri sorumluları bakımından farklı değerlendirmeler yapılabilir.

Bu nedenle yalnızca şirket büyüklüğüne bakılarak değil, gerçek veri işleme faaliyetleri incelenerek karar verilmesi gerekir.

VERBİS Başvurusu Nasıl Yapılır?

VERBİS başvuru süreci, veri sorumlusunun sisteme giriş yaparak gerekli bilgileri elektronik ortamda bildirmesiyle gerçekleştirilir.

Başvuru sırasında öncelikle veri sorumlusuna ilişkin bilgiler sisteme girilir. Daha sonra kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin kategoriler, amaçlar, saklama süreleri ve aktarım bilgileri belirlenir.

VERBİS bildiriminin doğru hazırlanabilmesi için işletmenin veri işleme süreçlerinin önceden analiz edilmiş olması gerekir.

VERBİS’e Bildirilmesi Gereken Bilgiler

VERBİS kayıtlarında işletmenin kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin çeşitli bilgiler yer alır.

Bildirim kapsamında genel olarak;

• Veri sorumlusunun kimlik ve iletişim bilgileri,
• Kişisel veri işleme amaçları,
• İşlenen veri kategorileri,
• Veri konusu kişi grupları,
• Verilerin aktarılabileceği kişi veya kurumlar,
• Verilerin saklama süreleri gibi bilgiler belirtilir.

VERBİS Kaydı Nasıl Hazırlanmalıdır?

VERBİS bildirimi yalnızca teknik bir form doldurma işlemi değildir. Bildirilen bilgilerin şirketin gerçek faaliyetleriyle uyumlu olması gerekir.

Eksik veya gerçeği yansıtmayan bildirimler, şirketin KVKK bakımından riskli bir durumda kalmasına neden olabilir.

Örneğin şirketin çalışan verileri işlemesine rağmen bu faaliyetlerin VERBİS bildiriminde doğru şekilde yer almaması uyumsuzluk oluşturabilir.

VERBİS Kaydı KVKK Uyumunu Sağlar mı?

VERBİS kaydı konusunda en sık yapılan yanlış değerlendirmelerden biri, kayıt işleminin KVKK uyumunun tamamı olarak görülmesidir.

Oysa KVKK uyumu daha geniş kapsamlı bir süreçtir. Aydınlatma yükümlülükleri, açık rıza süreçleri, veri güvenliği tedbirleri, çalışan verilerinin korunması ve saklama-imha politikaları gibi birçok alan birlikte değerlendirilmelidir.

VERBİS, bu kapsamlı uyum sürecinin yalnızca kayıt ve bildirim aşamasıdır.

VERBİS ve Kişisel Veri Envanteri İlişkisi

Sağlıklı bir VERBİS bildirimi yapılabilmesi için öncelikle işletmenin kişisel veri envanterinin oluşturulması gerekir.

Şirket hangi verileri işlediğini, bu verileri neden topladığını, kimlere aktardığını ve ne kadar süre sakladığını bilmeden doğru bir VERBİS kaydı oluşturamaz.

Bu nedenle veri analizi, VERBİS sürecinin temelini oluşturan aşamalardan biridir.

VERBİS Güncelleme Yükümlülüğü

Şirketlerin faaliyetleri zaman içerisinde değişebilir. Yeni hizmetlerin sunulması, farklı veri kategorilerinin işlenmeye başlanması veya veri aktarım süreçlerinin değişmesi halinde VERBİS bilgilerinin güncellenmesi gerekebilir.

Güncel olmayan sicil kayıtları, şirketlerin gerçek veri işleme faaliyetleriyle uyumsuz hale gelmesine neden olabilir.

VERBİS Yükümlülüğüne Uymamanın Sonuçları

KVKK kapsamında yerine getirilmesi gereken yükümlülüklere aykırı hareket edilmesi halinde idari yaptırımlar gündeme gelebilir.

Bu nedenle şirketlerin yalnızca VERBİS kayıt tarihlerini takip etmesi değil; tüm kişisel veri yönetim süreçlerini düzenli olarak kontrol etmesi gerekir.

Şirketler İçin VERBİS Sürecinde Hukuki Yaklaşım

VERBİS kaydı, şirketlerin kişisel veri yönetiminde şeffaf ve kontrollü bir yapı oluşturmasına yardımcı olan önemli araçlardan biridir.

Ancak doğru bir VERBİS süreci için işletmenin gerçek faaliyetlerinin analiz edilmesi, veri akışlarının belirlenmesi ve kayıt bilgilerinin hukuki süreçlerle uyumlu hale getirilmesi gerekir.

Kişisel veri işleyen işletmeler açısından VERBİS yükümlülüğünün doğru yönetilmesi; yalnızca yasal bir gerekliliğin yerine getirilmesi değil, aynı zamanda kurumsal veri güvenliğinin sağlanması açısından da önem taşır.